Descargar Planilla de Seguimiento de Tareas | Planilla de trabajo

Plan de Acción + Carta Gantt

En términos simples nuestro plan de acción va ser nuestra hoja de ruta a seguir para lograr nuestros objetivos, mientras que la Carta Gantt se encargara de que sea simple visualizar el cumplimiento de las acciones planificadas.

Check List (Lista de Chequeo)

Un formato simple pero efectivo para realizar un seguimiento de tareas, como su nombre lo indica es una lista en la cual debemos ir chequeando si la tarea es realizada o no.

Excel planilla de seguimiento de tareas

Excel es una herramienta fácil de usar y muy a la mano ya que aunque es un programa de pago existen softwares gratuitos que lo sustituyen (abajo te dejo un link).

Por lo demás en Excel tenemos plantillas para realizar el seguimiento de cualquier tarea que te imagines, abajo te dejo un botón para que descargues un muy útil pack.

Trello

Trello es una app o sitio web tremendamente útil para planificar proyectos y efectuar un seguimiento de tareas ya que puedes ver como tu equipo avanza en la realización de tareas.

La mecánica de Trello es simple, establece tareas y asigna etiquetas que debes realizar. Una vez empieces a trabajar en ellas la arrastras a las que están en proceso y una vez terminadas la arrastras a finalizadas.

Monday.com

Monday es una completa aplicación para el seguimiento de tareas en organizaciones. Tiene múltiples opciones de visualización, proyección de resultados y de análisis estadístico de manera muy visual, además de compatibilidad con muchas otras herramientas como MailChimp, Jira o la suite de Google.

→ Programas de Prevención de Riesgos Laborales | Descargar Formato Word

Otras apps para de seguimiento de actividades

Otras aplicaciones interesantes a tener en cuenta para el seguimiento de tareas son Asana, Smartsheet, Google Calendar o Pipefy.

Ventajas de utilizar una plantilla de seguimiento de tareas

Las planillas de seguimiento de tareas son herramientas esenciales para administrar y controlar las actividades tanto en la vida personal como en el entorno de trabajo. Aquí te detallo algunas de sus ventajas:

1. Organización Mejorada: Te ayuda a tener una visión clara de todas las tareas o actividades que necesitas realizar, permitiéndote priorizarlas según su importancia o urgencia.
2. Mejora de la Productividad: Te permite identificar aquellas tareas que requieren más tiempo o recursos, lo que puede ayudar a optimizar tu productividad y administrar mejor tu tiempo.
3. Seguimiento de Progreso: Te permite llevar un registro del progreso de cada tarea y saber en qué etapa de finalización se encuentra cada una.
4. Responsabilidad: Te ayuda a asignar responsabilidades a las personas adecuadas (en un entorno de trabajo) y garantiza que cada uno sepa qué tareas deben realizar.
5. Evita Olvidos: Con una planilla de seguimiento, no olvidarás las tareas importantes. Esto es particularmente útil en proyectos con muchas tareas pequeñas y interconectadas.

Pasos para crear una planilla de seguimiento de tareas:

A continuación, te dejo algunos pasos para crear una planilla de seguimiento de tareas:

1. Identifica las Tareas: Haz una lista de todas las tareas o actividades que necesitas rastrear.
2. Prioriza: Organiza tus tareas en función de su urgencia o importancia.
3. Asigna Responsabilidades: En un entorno de trabajo, asigna cada tarea a la persona que debería ser responsable de completarla.
4. Establece Fechas de Inicio y Finalización: Para cada tarea, establece una fecha de inicio y una fecha objetivo para la finalización.
5. Progreso: Crea una columna donde puedas rastrear el progreso de cada tarea. Esto puede ser tan simple como “No Iniciado”, “En Proceso”, y “Completado”.
6. Notas: Incluye una sección para notas o comentarios. Esto puede ser útil para rastrear cualquier problema, pensamiento o idea que surja durante la realización de la tarea.
7. Revisión Regular: Asegúrate de revisar y actualizar tu planilla de seguimiento de tareas regularmente. Esto te permitirá mantener una visión clara de tu progreso y de las tareas que aún necesitan ser completadas.

Haciendo una plantilla de seguimiento de actividades en Google Sheets

1. Crea un nuevo documento de Google Sheets: Accede a Google Sheets (sheets.google.com) y haz clic en el botón “+”, que se encuentra en la parte inferior derecha, para crear un nuevo documento.
2. Nombra tu documento: En la parte superior izquierda, verás el título predeterminado del documento, “Untitled Spreadsheet”. Haz clic en él para cambiarlo al nombre de tu preferencia, por ejemplo, “Planilla de seguimiento de tareas”.
3. Configura tus encabezados: En la primera fila de tu hoja de cálculo, ingresa los encabezados para cada una de las columnas que usarás. Podrías incluir encabezados como “Tarea”, “Responsable”, “Fecha de inicio”, “Fecha de finalización”, “Estado” y “Notas”.
4. Completa tu planilla: Empieza a llenar las filas debajo de cada encabezado con la información correspondiente. Cada tarea debe tener su propia fila.
   • En “Tarea”, escribe una breve descripción de la tarea.
   • En “Responsable”, indica quién se encargará de la tarea.
   • En “Fecha de inicio”, indica cuándo debe comenzar la tarea.
   • En “Fecha de finalización”, indica cuándo se espera que la tarea esté terminada.
   • En “Estado”, puedes poner “No iniciado”, “En proceso”, “En espera”, o “Completado”. También podrías usar un porcentaje para indicar cuánto se ha avanzado en la tarea.
   • En “Notas”, incluye cualquier detalle adicional relevante para la tarea.
5. Personaliza tu hoja de cálculo: Google Sheets te permite personalizar tus celdas, filas y columnas. Por ejemplo, puedes cambiar los colores, ajustar los tamaños y aplicar negrita a los encabezados.
6. Actualiza regularmente: Recuerda revisar y actualizar tu planilla de seguimiento de tareas regularmente para reflejar el estado actual de tus tareas.

Además, puedes aprovechar algunas funciones avanzadas de Google Sheets, como la creación de listas desplegables para la columna de “Estado”, el uso de condicionales para cambiar el color de las celdas según el estado de la tarea, o incluso la configuración de recordatorios automáticos para las fechas de vencimiento. Sin embargo, estos pasos son opcionales y dependen del nivel de complejidad que desees para tu planilla.