Guía completa para el control de documentos según la normativa ISO 9001

Índice
  1. Cómo hacer un buen control de documentos ISO 9001
  2. Tampoco debes perder de vista:o olvides

Cómo hacer un buen control de documentos ISO 9001

Si eres parte de una organización o empresa que busca mejorar su eficiencia y calidad, es probable que hayas escuchado hablar sobre la norma ISO 9001. Esta norma establece los estándares para un sistema de gestión de calidad efectivo y confiable. Uno de los aspectos más importantes dentro de ISO 9001 es el control de documentos, el cual juega un papel crucial en el éxito de cualquier organización. En este artículo, te enseñaré cómo realizar un buen control de documentos ISO 9001.

El control de documentos es esencial para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en el momento oportuno. Además, ayuda a mantener la consistencia y actualización de los documentos en toda la organización. Siguiendo estos pasos simples, podrás establecer un sistema de control de documentos sólido y eficiente.

1. Comprensión de la Normativa ISO 9001:2015

  • Entender los objetivos de ISO 9001:2015, centrados en el desarrollo de un conjunto simplificado de estándares aplicables a organizaciones de todos los tamaños.
  • Reconocer que la documentación debe ser relevante para los sistemas y procesos de la organización y sus resultados deseados.

2. Importancia del Control de Información Documentada

  • Organizar y mantener actualizados los documentos para preservar la eficiencia y el orden en la empresa.
  • Asegurar la comprensión y accesibilidad de los documentos para todo el personal.
  • Incrementar la eficiencia operativa y la calidad del servicio o producto.

3. Tipos y Medios de Información Documentada

  • Utilizar diversos medios para la documentación, incluyendo papel, electrónico, disco de computadora, fotografías, y muestras maestras.
  • Considerar formatos variados como organigramas, mapas de procesos, descripciones de procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo, especificaciones, comunicaciones internas, entre otros.

4. Requisitos de Documentación para Sistemas de Gestión de Calidad (QMS)

  • Incluir la documentación requerida por ISO 9001 y cualquier otro documento considerado necesario por la empresa.
  • Comprender que la documentación necesaria puede variar según el tamaño de la organización, los métodos de proceso, los tipos de productos/servicios y la complejidad de las interacciones.

5. Gestión y Control de Documentos

  • Utilizar herramientas como mapas de actividades de procesos para gestionar la información documentada.
  • Comprender términos clave relacionados con la documentación, como información documentada, registro, manual de calidad, especificación, y evidencia objetiva.

6. Documentación para Auditorías

  • Preparar documentación específica necesaria para auditorías internas y externas para demostrar la conformidad con los estándares ISO 9001.

7. Preparación e Implementación de un QMS

  • Determinar los procesos necesarios para una implementación efectiva del QMS.
  • Considerar los requisitos de ISO 9001 durante la preparación e implementación del QMS.

8. Actualización o Renovación de un Sistema de Gestión de Calidad Existente

  • Revisar y actualizar la documentación existente para reflejar la nueva versión del QMS y cumplir con los requisitos de ISO 9001.

9. Requisitos Específicos para la Documentación

  • Asegurarse de que la documentación cubra todos los requisitos mencionados en la norma ISO 9001.
  • Incluir documentos fundamentales como la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y Alcance del QMS.

10. Conformidad y Auditorías

  • Garantizar que la documentación cumpla con los estándares ISO 9001:2015.
  • Estar preparado para presentar la documentación durante las auditorías para demostrar la efectividad del QMS.

Tampoco debes perder de vista:o olvides

  • 1. Identifica los documentos clave: Antes de comenzar, es importante analizar y determinar qué documentos son clave para tu organización. Estos pueden incluir manuales de operación, procedimientos, formularios o cualquier otro documento necesario para llevar a cabo las actividades diarias de la organización.
  • 2. Establece un formato y estructura: Una vez identificados los documentos clave, es importante establecer un formato y estructura que sea claro y fácil de entender para todos los miembros de la organización. Esto facilitará la búsqueda y consulta de la información cuando sea necesario.
  • 3. Asigna responsabilidad: Cada documento debe tener un responsable designado. Esta persona será la encargada de mantener el documento actualizado y asegurarse de que esté disponible para aquellos que lo necesiten. Es importante establecer un mecanismo de control para garantizar que los documentos estén siempre actualizados y sean veraces.
  • 4. Establece un sistema de control: Un sistema de control efectivo implica establecer procedimientos claros para la creación, revisión, aprobación, distribución y eliminación de los documentos. Esto ayudará a evitar la confusión y garantizará que todos los miembros de la organización estén trabajando con la versión correcta de los documentos.
  • 5. Capacita al personal: Es fundamental proporcionar capacitación adecuada a todo el personal sobre la importancia del control de documentos y cómo utilizar el sistema correctamente. Esto ayudará a crear una cultura de calidad y garantizará que todos estén alineados con los procesos establecidos.

Recuerda que el control de documentos no es un proceso estático, sino que debe ser revisado y mejorado continuamente. Es importante mantener una actitud proactiva y estar abierto a sugerencias de mejora por parte de todo el personal. Esto mejorará la eficiencia de los procesos y asegurará el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.

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