Cree un sistema Kanban con Google G Suite
En los últimos 6 meses, más o menos, he estado jugando con GSuite de Google para hacer una serie de cosas para un cliente. Hablando con amigos en un grupo del que formo parte en WhatsApp, comenzamos a preguntarnos si era posible hacer más y construir un sistema Kanban automatizado con adivina qué... ¡Google!
Lo que jugamos y mostramos no es una versión final, todavía es un trabajo en progreso, pero te da una buena idea de lo que es exactamente posible con los sistemas disponibles para poder hacerlo sin costo o a muy bajo costo.
Lo que hace único al producto Google G Suite (Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Sitios, Formularios) es la cantidad de complementos gratuitos o casi gratuitos, todos disponibles en una galería simple justo debajo de la barra de herramientas. Estos son complementos de terceros que amplían la capacidad de G Suite para facilitar las cosas difíciles o para interactuar o automatizar lo que desea hacer. Aquí hay una lista de los que usé como ejemplos.
Copiar con Copy Down
Copy Down es un pequeño complemento de Google Sheets que agregamos a Google Sheets para copiar valores automáticamente en una celda, lo usamos con una hoja que completamos a través de un formulario, una vez que los datos en Copy Down copiarán todos los cálculos Usé como simples adiciones a Vlookups desde una línea principal a una nueva entrada. Esto significa que puede obtener todos los datos que desee automáticamente sin tener que acceder y actualizar constantemente la hoja. También puede copiar y pasar como valores
Generador de códigos QR
Como sugiere el nombre, este es un generador de códigos QR y funciona en Hojas de cálculo de Google. Lo hemos usado para crear códigos QR para nuestros formularios prellenados en GoogleForms. Hará varias cosas y creará el código QR, lo guardará como documento como imagen png, ademas le permitirá crear etiquetas de nombre que puede usar para escanear cualquier cosa. Lo usé para crear boletos Kanban que puede usar en su propio sistema de inventario simplificado.
Ultradox
Ultradox es un complemento importante para G Suite y es esencialmente un sistema de codificación para automatizar lo que puede pensar y desear hacer. Extraeré datos de una hoja de cálculo, los formatearé, los analizaré, enviaré correos electrónicos, archivos PDF e incluso interactuaré con cosas como Zapier que es un gran sistema que actúa como un conector entre todos sus sistemas y le permite mover información entre ellos, compruebe eso también.
Usamos Ultradox para extraer la entrada más reciente en nuestras Hojas de cálculo de Google para ver si agregó o usó acciones y si se aprobó la compra. Si es así, crearía automáticamente un PDF y lo enviaría por correo electrónico al proveedor.
También hay un complemento de Ultradox para Documentos que le permitirá crear plantillas de edición utilizadas en la salida.
Form Ranger
Form Ranger está bien añadir para Formularios de Google. Básicamente crea un archivo buscar sistema que toma datos de una columna en una Hoja de Google y los usa como una lista de valores en un formulario. Lo usé para subir productos al Kanban en este sistema de manera que si añadimos un nuevo producto a la ficha de producto, automáticamente se añade al formulario sin tener que volver a modificarlo. Lo he usado en otras configuraciones para administrar datos de clientes y calidad.
Aprobaciones de formularios
Las aprobaciones de formularios básicamente hacen lo que dicen en el cuadro, crean un flujo de trabajo de aprobación para su formulario, también permiten su aprobación o rechazo, etc. Las aprobaciones pueden ser para 1 persona o varias y en un orden definido. También existe la opción de agregar lógica que simplemente inicia el flujo de trabajo en función de algunos criterios, por lo que es posible que haya cosas que no necesitan aprobación, o diferentes personas obtuvieron aprobaciones para diferentes cosas. Las aprobaciones se envían por correo electrónico, por lo que es mejor si se envían a una dirección de Gmail, pero también funcionará fuera de esa dirección.
Editor de formularios
Form Publisher es otro gran añadido que básicamente toma la entrada de su formulario y crea una salida en PDF que se puede enviar automáticamente por correo electrónico, guardar en una hoja de cálculo y nuevamente tiene un flujo de trabajo de aprobación, no lo he usado aquí, pero vale la pena verificar dónde no es necesario hacerlo cualquier cálculo sobre los datos que reciba a través del formulario.
Enlaces precargados (Pre filled links)
No es un complemento, es una parte estándar de Google Forms. Un formulario prellenado es excelente si desea codificarlo para que se cargue automáticamente, como hicimos con nuestro código QR. Simplemente complete el formulario como desee y en las opciones de control en la parte superior derecha del formulario, seleccione Obtener enlace precargado. Este enlace le mostrará el formulario con todas las opciones que preseleccionó rellenadas. En nuestro caso fue por cada uno de los productos agregados o usados y una cantidad de 1. Esto está codificado en un enlace URL único que convertimos en un código QR y colocamos en los boletos kanban.
Resumen
Como dije al principio, soy un seguidor de microsoft, solo he arañado la superficie de G Suite en los últimos 6 meses, así que lo que he mostrado aquí no está tan pulido como el sistema ISO que he construido, pero esto le dará una buena idea de cómo para crear un sistema integrado y automatizado usando GSuite y complementos para una inversión prácticamente nula. Los complementos disponibles para el sistema son muy impresionantes y estoy seguro de que seguirán aumentando en número y diría que el uso solo está limitado por su imaginación.
En este ejemplo, espero que pueda ver con qué facilidad puede implementar un sistema kanban en su organización, probablemente con un poco más de trabajo para crear un sistema excelente y fácil de usar, ¡pero los beneficios de estos sistemas son enormes!