Como usar datos de pérdidas internas para reducir el riesgo operativo

Los enfoques modernos para la gestión de riesgos están basados en datos. Este enfoque tiene cuatro pasos básicos que exploraremos más adelante en este módulo. La primera fase contiene información sobre cómo se deben recopilar e investigar los datos relacionados con las pérdidas internas sufridas por una organización para mitigar mejor el riesgo en el futuro. Los datos de pérdidas también deben recopilarse de fuentes externas, como pares y miembros de la industria. Sin embargo, estudiaremos el análisis de los datos de pérdidas externas en el próximo artículo.

En este artículo, nos centraremos en qué es la pérdida interna, cómo crear un sistema para recopilar datos de pérdidas internas y cómo se pueden usar esos datos para administrar el riesgo operativo de manera más efectiva..

¿Qué es una fuga interna?

Las pérdidas internas son pérdidas que se han producido debido a procesos defectuosos o personas incompetentes dentro de la organización. Las pérdidas que se produzcan pueden ser de naturaleza financiera o no financiera. El propósito del análisis de pérdidas internas es:

clasificar las pérdidas operativas según funciones como tecnología, recursos humanos, marketing, etc.
clasificar los riesgos operacionales por categoría de producto, ubicación e incluso por gerente
identificar y clasificar los riesgos que pueden surgir si la empresa decide externalizar algunos de sus procesos internos
crear una lista priorizada de todos los riesgos internos para que se puedan emplear los mecanismos apropiados de mitigación de riesgos.

Recopilación de datos de fugas internas

Antes de recopilar datos internos sobre pérdidas de diferentes partes de la organización, es esencial generar consenso entre las diferentes partes interesadas. De hecho, las organizaciones son por naturaleza vanguardistas. Si la gestión requiere una recopilación de datos en profundidad sobre eventos pasados, es probable que encuentre cierta resistencia. La recopilación de datos de pérdidas es un proceso extenso. Una vez implementado, es parte del deber diario de todos los empleados de la organización y parte del trabajo diario y del funcionamiento normal.

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Los propósitos de recopilar datos sobre pérdidas y los beneficios resultantes deben explicarse a todas las partes interesadas para evitar problemas posteriores.

El primer paso es crear un procedimiento para identificar y contabilizar las pérdidas internas. Esto significa que se debe crear un sistema en el que las pérdidas se puedan identificar, aprobar y luego registrar, es decir, registrar.
Los expertos en la materia deben estar capacitados para poder reconocer las fugas internas y clasificarlas adecuadamente antes de reservar. El proceso ideal es que el empleado de primera línea inicie el proceso sugiriendo una pérdida que debe registrarse. Esta pérdida es luego evaluada por un experto y finalmente registrada
Debe haber cuentas separadas para registrar estos gastos. Estas cuentas se pueden usar para identificar patrones de fugas internas o recopilar información sobre sus impulsores. Las cuentas separadas también facilitan la identificación de la cantidad de dinero perdido debido a pérdidas internas
El proceso debe tener controles y contrapesos y controles. Esto significa que deben implementarse las medidas de gobernanza adecuadas para evitar la recopilación de datos erróneos. Las partes interesadas en este proceso deben mantener una comunicación continua con los socios de cumplimiento y auditoría para garantizar que su proceso funcione de manera óptima.
En los últimos años, la atención se ha centrado en eliminar los procesos manuales e implementar procesos automatizados basados en flujos de trabajo. Esto facilita la entrada de datos y asegura la consistencia de todo el proceso en diferentes momentos.

Falta de datos sobre pérdidas internas

La recopilación interna de datos de pérdidas tiene muchos beneficios claros. Sin embargo, también hay algunas deficiencias. Algunos de ellos se han mencionado a continuación:

En primer lugar, el proceso interno de cobro de pérdidas es demasiado costoso y requiere mucho tiempo. Los estándares de Basilea especifican que se deben recopilar al menos tres años de datos para garantizar que la organización cumpla con los estándares. Esto lleva al despliegue de muchos recursos para satisfacer estas necesidades. Estos recursos podrían haber sido utilizados para otros fines más productivos
Otro problema con el enfoque es que siempre mira hacia atrás. Es bien sabido que el futuro no será necesariamente como el pasado. Sin embargo, la recopilación de datos de pérdidas internas hace que los gerentes se obsesionen con las pérdidas pasadas. Esto conduce a una gestión y mitigación de riesgos inadecuadas.
Además, el marco interno de recopilación de pérdidas no incluye ningún mecanismo para recopilar datos sobre posibles pérdidas o casi accidentes, es decir, pérdidas que casi ocurren. Por lo tanto, aunque la organización pueda estar sujeta a los mismos riesgos en el futuro, los datos no se recopilan porque no se ha producido una pérdida real. Por lo tanto, podemos decir que el enfoque es reactivo y no proactivo.
En algunas organizaciones, la definición de pérdida cambia con el tiempo. Esto crea un nuevo conjunto de desafíos. De hecho, los datos de años anteriores ya no pueden compararse con los datos actuales antes de modificarlos para cancelar el efecto del cambio de definición.

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En última instancia, la recopilación de datos de pérdidas internas es una parte integral del proceso de gestión del riesgo operativo. El resultado final de esta recopilación de datos es la creación de una base de datos de pérdidas que se puede utilizar para anticipar y mitigar mejor los riesgos futuros. Es por eso que este enfoque se sugiere en las reglas de Basilea II y es probable que se implemente en organizaciones líderes en todo el mundo.