Como mejorar las reuniones de 5 minutos
Cuando se trata de alineamiento organizacional, comunicación y seguimiento, la parte más importante de cualquier reunión es el redoble de tambores, por favor… ¡los últimos 5 minutos!
Piense en cómo terminan sus reuniones, probablemente haya papeleo, alguien definitivamente dice el código de la compañía, así que termino, generalmente "Está bien, entonces..." y las personas comienzan a salir de la sala o salen corriendo para conectarse a la próxima reunión que comenzó hace 5 minutos. ¿Qué tan claro está para todos lo que se ha discutido y acordado? Realmente no lo recomendaría.
Como en una buena novela, considera los últimos 5 minutos de tu cita como el capítulo final de la novela, aquí es donde el autor reúne en un solo punto todos los hilos que ha tejido a lo largo de la historia, la culminación final y completa de los hechos. Las historias están listas, los arcos de los personajes están listos y, a veces, se lanza el avance de una secuela. Los últimos 5 minutos de la reunión también deberían conducir a los mismos resultados.
La compresa de 5 minutos
El cierre de 5 minutos es su momento para asegurar su alineación y 100% de acción desde la sesión, aquí es donde convertirá una reunión solo, otra hora cerrada en una sala en algo útil que anima a sus organizaciones, estos son los elementos clave del caparazón.
- Asegúrese de que todos tengan claro lo que se acordó en la reunión, cada punto acordado debe tener una declaración de una línea que describa exactamente lo que se acordó. Esto es lo que se usa después para comunicar a los equipos y aquí es donde rápidamente descubres el desequilibrio, cuando sucede, detente y vuelve a aclarar lo acordado.
- Decida cuáles de estas cosas deben hacerse, quién las tiene y cuándo deben hacerse
- Acordar lo que hay en la reunión para la comunicación fuera de la reunión y lo que no es importante ya que algunos de los temas cubiertos pueden no estar listos para un uso más amplio por parte de la organización y solo crearán más incertidumbre o desacuerdo. De acuerdo con lo que queda en la habitación.
- Finalmente, entre los elementos que se comunicarán a la organización, se pacta un plazo, normalmente dentro de las próximas 24 horas y lo ideal es que estén lo más cerca posible para que todos puedan escucharlo al mismo tiempo. hora. Con mucho, la mejor manera de hacer esto es en persona si es posible y no por correo electrónico, las videollamadas funcionan, las llamadas en conferencia funcionan. Si realmente no hay otra opción, y me cuesta creer que la haya, entonces debe enviar un correo electrónico, pero no será tan bueno como el verbal.
- Muestre la información acordada a los asistentes junto con las acciones acordadas, el cronograma del propietario para reforzar aún más la claridad de lo que se acordó en la reunión.
¿Por qué funciona?
Al asegurarse de que todos tengan claro lo que se ha acordado, el riesgo de falta de comunicación con el resto de la organización se reduce considerablemente. Esto no solo ayuda a crear una mejor alineación dentro de la organización, sino que también muestra que el equipo de liderazgo está realmente alineado y genera confianza para la organización. Al tomarse su tiempo y asegurarse de que todos estén realmente en sintonía, se pueden evitar los errores y los significados erróneos o las intenciones equivocadas en la reunión.
Debido a que todos están en la sala para el resumen de 5 minutos, todos tienen la misma información, todos saben que todos tienen la misma información y todos conocen las expectativas de qué comunicar y qué no comunicar. ¡Aquí no se puede escapar de la responsabilidad de los compañeros!
Resumen
Tomarse 5 minutos para asegurarse de que su equipo tenga 100% claro lo que se acordó es crucial para obtener claridad y alineación dentro de su organización. Pone a todo el equipo en el camino hacia el éxito y permite que se corrijan los malentendidos antes de que sean de conocimiento público y asegura que la información proporcionada a la organización se proporcione a todos de manera oportuna. El resultado es una mejor alineación, mayor claridad y confianza, y mucho menos desperdicio corrigiendo malentendidos más adelante.